Obsługę stoiska targowego planuje się na dwie role: hostessa zatrzymuje ludzi w przejściu, skanuje identyfikatory i zapisuje kontakty, a handlowiec albo inżynier wystawcy prowadzi rozmowę o zakupie. Na każde rozpoczęte 20 metrów kwadratowych potrzebna jest jedna osoba przy wejściu, ale nie mniej niż dwie. Dwie hostessy z agencji na trzy dni targów po osiem godzin kosztują od około 2 640 zł netto przy stawce 55 zł za godzinę, a w dużych miastach targowych od około 3 120 zł.
Kto stoi na stoisku i za co odpowiada
Najczęstszy błąd wystawcy to stoisko obsadzone wyłącznie handlowcami. Wyglądają na zajętych, rozmawiają ze sobą albo z jednym klientem, a przechodzący obok nie mają do kogo się odezwać. Drugi błąd jest odwrotny: stoisko pełne hostess, które na pierwsze pytanie o parametry odpowiadają, że zaraz kogoś zawołają, choć nikogo do zawołania nie ma. Dobrze obsadzone stoisko dzieli pracę między trzy role.
| Rola | Co robi | Kto ją zapewnia |
|---|---|---|
| Hostessa albo host przy wejściu | wita, pyta o potrzebę, skanuje identyfikator, rozdaje katalog, umawia rozmowę | agencja hostess albo osoba zatrudniona bezpośrednio |
| Handlowiec albo inżynier sprzedaży | prowadzi rozmowę o cenie, terminie i specyfikacji, zamyka spotkania | wystawca, z własnego działu sprzedaży |
| Osoba do zadań specjalnych | degustacja, pokaz produktu, tłumaczenie, modelka przy kolekcji | agencja, zależnie od charakteru stoiska |
Hostessa nie zastępuje handlowca i nie powinna podawać cen transakcyjnych ani obiecywać rabatów. Jej praca kończy się w momencie, gdy gość jest zakwalifikowany i przekazany dalej z imieniem, firmą i tym, czego szuka. Jeśli na stoisku ma stanąć kolekcja odzieży albo biżuterii, którą ktoś musi nosić, to jest inna praca niż hostessy i inny koszt, opisany we wpisie o tym, kiedy zamówić modelki na targi.
Ile osób na stoisko targowe
Agencje hostess stosują prostą regułę: jedna osoba przy wejściu na każde rozpoczęte 20 metrów kwadratowych stoiska i co najmniej dwie, gdy stoisko jest otwarte z dwóch stron. Do tego dochodzą handlowcy wystawcy. Poniżej rozpisanie, które sprawdza się na targach branżowych z ruchem przez cały dzień.
| Powierzchnia stoiska | Hostessy na zmianie | Handlowcy wystawcy |
|---|---|---|
| 9 do 12 m², jedna strona otwarta | 1, druga osoba na zmianę przy dniu ponad 8 godzin | 1 do 2 |
| 20 do 30 m², narożnik | 2 | 2 do 3 |
| 50 m², wyspa | 3, w tym jedna przy ladzie z katalogami | 3 do 4 |
| 100 m² i więcej | 5 i więcej, z supervisorem od 10 osób | po jednym na strefę produktu |
Przy czterodniowych targach dodaj trzecią osobę do pary hostess. Pozwala zrobić przerwy bez zamykania stoiska, a na ostatni dzień, kiedy ruch spada, możesz ją odwołać, o ile umowa z agencją na to pozwala. Przy zespole od dziesięciu osób agencje takie jak DNA proponują supervisora, który pilnuje grafiku i jest jedynym kontaktem dla ciebie na hali.
Grafik zmian na trzy dni targów
Dzień wystawowy trwa zwykle osiem godzin, ale obsługa przychodzi przed otwarciem hali i zostaje po jej zamknięciu, więc agencja liczy dziewięć albo dziesięć godzin. Zaplanuj grafik tak, żeby przy wejściu zawsze ktoś stał:
- odprawa 30 do 45 minut przed otwarciem hali, z omówieniem ściągi i podziałem stref;
- przerwy co dwie, trzy godziny, rotacyjnie, nigdy dwie osoby naraz;
- obiad między 12 a 14, kiedy ruch na większości targów spada;
- przy dużym ruchu zmiany po pięć, sześć godzin zamiast jednej długiej, bo po szóstej godzinie stania skuteczność rozmów wyraźnie spada.
W pierwszy dzień targów dodaj godzinę na wejście w rytm stoiska: hostessa musi wiedzieć, gdzie leżą katalogi, jak działa skaner i do którego handlowca kieruje gościa z danej branży.
Ściąga i odprawa przed otwarciem hali
Hostessa z agencji zna pracę na targach, ale nie zna twojego produktu. Najlepiej działa ściąga na jedną stronę, przesłana agencji tydzień przed targami i omówiona na odprawie. Powinna zawierać:
- jedno zdanie o firmie i trzy produkty, które pokazujesz na tych targach;
- trzy do pięciu pytań kwalifikujących, na przykład branża, wielkość zamówienia, termin decyzji;
- odpowiedzi na pięć najczęstszych pytań, z wyraźną granicą, po której gość idzie do handlowca;
- imiona handlowców i ich strefy na stoisku;
- co wolno rozdawać, komu i w jakiej liczbie, bo gadżety znikają w pierwsze dwie godziny.
Na targach dla jednej branży, gdzie goście pytają o parametry, poproś agencję o osobę z doświadczeniem w tej branży albo dłuższą odprawę. Wystawca z autami znajdzie gotowy wzór takiej ściągi we wpisie o hostessach na targi motoryzacyjne.
Zbieranie kontaktów i co z nimi po targach
Stoisko jest warte tyle, ile zapisanych rozmów z niego wychodzi. Na większości dużych targów organizator oferuje wystawcom aplikację do skanowania identyfikatorów, a gdy jej nie ma, wystarcza formularz na tablecie. Ustal z góry, co hostessa zapisuje przy każdym kontakcie: imię, firmę, stanowisko, czego szuka, ocenę w trzystopniowej skali i zgodę na kontakt handlowy. Bez notatki skan identyfikatora po tygodniu niczego nie mówi.
Największe straty powstają po targach, nie na nich. Kontakty leżą w arkuszu, a handlowcy wracają do bieżącej pracy. Zaplanuj kontakt w ciągu pięciu dni roboczych, póki gość pamięta rozmowę. Jeśli twój dział sprzedaży nie przerobi kilkuset nazwisk w tydzień, obdzwonienie kontaktów z targów można zlecić zespołowi telefonicznemu, który przekaże handlowcom tylko umówione spotkania.
Ile kosztuje obsługa stoiska targowego
Koszt zespołu to iloczyn osób, godzin i stawki. Jawny cennik agencji ProPromo podaje 55 zł netto za godzinę hostessy na targi, a agencja DNA na podstronach dużych miast od 65 zł. Poniżej trzy typowe stoiska, policzone z odprawą, czyli dziewięć godzin dziennie.
| Stoisko | Obsada z agencji | Koszt netto przy 55 zł | przy 65 zł |
|---|---|---|---|
| 20 m², 3 dni | 2 hostessy po 9 godzin | 2 970 zł | 3 510 zł |
| 50 m², 3 dni | 3 hostessy po 9 godzin | 4 455 zł | 5 265 zł |
| 100 m², 4 dni | 5 hostess po 9 godzin | 9 900 zł | 11 700 zł |
Do tego dochodzi hostessa z językiem obcym, około 75 zł za godzinę, strój w barwach marki, dojazd i nocleg, jeśli agencja przywozi ludzi z innego miasta. Rozbicie cenników kilku agencji i dopłat jest we wpisie o tym, ile kosztuje wynajem hostessy. W skali całych targów to zwykle niewielka pozycja obok powierzchni i zabudowy stoiska, a decyduje o tym, ile kontaktów z niego wyjdzie.
Agencja hostess czy własny zespół
Przy jednym dniu i jednej osobie taniej wychodzi zatrudnienie bezpośrednie na umowę zlecenia: wybierasz osobę sam, na przykład w wyszukiwarce modelek i hostess do reklamy z filtrem po mieście, i płacisz stawkę bez marży. Przy trzech, czterech dniach i kilku osobach agencja daje trzy rzeczy, których sam nie zapewnisz: osobę w rezerwie, gdy ktoś zachoruje w drugim dniu targów, jedną fakturę za całość i koordynatora na hali.
Agencję wybieraj w mieście targów, bo ludzie z miejsca nie kosztują noclegu. Spisy agencji z ofertą na konkretne miasto prowadzimy osobno: hostessy Poznań dla MTP, hostessy Warszawa dla Ptak Warsaw Expo i EXPO XXI, hostessy Kraków dla EXPO Kraków i hostessy Gdańsk dla AmberExpo. Ogólnopolski spis jest na stronie agencja hostess.
Pytania przed zamówieniem obsługi
Ile hostess potrzeba na stoisko targowe?
Jedną na każde rozpoczęte 20 metrów kwadratowych stoiska, ale nie mniej niż dwie przy stoisku otwartym z dwóch stron. Przy targach dłuższych niż trzy dni dodaj trzecią osobę na przerwy, a przy zespole od dziesięciu osób supervisora. Handlowców wystawcy liczy się osobno, po jednym na strefę produktu.
Czym różni się hostessa od handlowca na stoisku?
Hostessa zatrzymuje gościa, zadaje pytania kwalifikujące, zapisuje kontakt i przekazuje go dalej. Handlowiec rozmawia o cenie, terminie i specyfikacji i zamyka spotkanie. Gdy jedna osoba robi obie rzeczy, w szczycie ruchu stoisko traci gości, bo nikt nie stoi przy wejściu.
Z jakim wyprzedzeniem zamówić obsługę stoiska?
Przy zespole od kilkunastu osób cztery do sześciu tygodni przed targami, przy dwóch osobach zwykle wystarczy tydzień. W tygodniach największych targów w danym mieście obsada jest rozchwytywana, więc zapytanie wyślij od razu po potwierdzeniu powierzchni.
Czy hostessa na targach musi znać produkt?
Musi znać go na poziomie ściągi: trzy produkty, pięć odpowiedzi i granicę, po której gość idzie do handlowca. Wiedzę techniczną zostaw specjalistom wystawcy. Na targach branżowych warto poprosić agencję o osobę, która pracowała już przy podobnym stoisku.