Na kongres medyczny z 600 uczestnikami i czterema salami zamawia się zwykle 11 do 13 osób: cztery albo pięć hostess na rejestrację, po jednej na salę, dwie na punkt informacyjny i szatnię, hostessę z angielskim przy wykładowcach z zagranicy i koordynatorkę. Hostessa kosztuje w jawnych cennikach agencji od około 48 do 60 zł netto za godzinę, z językiem obcym około 75 zł, więc dwa dni takiego kongresu to około 14 000 zł netto. Od zwykłej konferencji różni go strefa wystawców, do której wolno wpuścić tylko lekarzy i farmaceutów, i to też jest zadanie hostess.
Co robią hostessy na kongresie medycznym
Najwięcej pracy jest rano pierwszego dnia. Kilkaset osób przychodzi w ciągu godziny przed sesją otwierającą, każda chce identyfikator, torbę z programem i informację, gdzie jest jej sala. Hostessy na rejestracji wyszukują uczestnika na liście, drukują albo wydają identyfikator i sprawdzają, czy opłata zjazdowa jest zaksięgowana. Przy kongresie z wystawą firm farmaceutycznych dochodzi jedno pytanie, którego nie ma na konferencji biznesowej: czy uczestnik jest osobą uprawnioną do wystawiania recept. Od tego zależy kolor identyfikatora i to, czy wejdzie do strefy wystawców.
Po porannym szczycie część składu przechodzi do sal. Hostessa w sali pilnuje, żeby sesja zaczęła się o czasie, podaje mikrofon w dyskusji, zbiera pytania z kartek, ustawia wodę dla prelegentów i liczy obecnych. To ostatnie ma znaczenie dla lekarzy, bo udział w kongresie daje punkty edukacyjne, a lekarz musi zebrać 200 punktów w każdym 48-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Zaświadczenie wystawia organizator, więc skanowanie identyfikatorów przy wejściu do sali albo lista obecności na koniec dnia to dokument, o który uczestnicy pytają najczęściej.
Reszta to praca znana z każdego większego eventu: punkt informacyjny, szatnia, prowadzenie gości do sal, obsługa kolacji kongresowej i opieka nad prelegentami z zagranicy, których trzeba odebrać z hotelu i zaprowadzić do pokoju dla mówców. Hostessa nie rozmawia z lekarzami o lekach ani wynikach badań. To robi przedstawiciel firmy na stoisku.
Ile hostess na kongres według liczby uczestników
Obsadę liczymy od dwóch rzeczy: ilu uczestników przyjdzie w porannym szczycie i ile sal działa równolegle. Poniższa tabela to nasz punkt wyjścia, a nie norma branżowa. Skoryguj ją o godziny otwarcia, bo przy dziesięciu godzinach dnia każda osoba potrzebuje zmiany na przerwę.
| Kongres | Hostessy | Jak je rozstawić |
|---|---|---|
| Do 150 uczestników, jedna sala | 3 | Dwie na rejestracji, po porannym szczycie jedna przechodzi do sali |
| 150 do 400 uczestników, 2 do 3 sale | 6 do 7 | Trzy na rejestracji, po jednej na salę, jedna na punkt informacyjny i szatnię |
| 400 do 800 uczestników, 4 sale i wystawa firm | 11 do 13 | Cztery albo pięć na rejestracji, po jednej na salę, dwie na informację i szatnię, koordynatorka |
| Ponad 800 uczestników, kilka pięter | Jedna na rejestracji na 150 do 200 osób w szczycie, plus sale | Osobna koordynatorka na każde piętro albo strefę i hostessa przy wejściu do strefy wystawców |
| Wykładowcy i goście z zagranicy | Dodatkowo 1 do 2 z angielskim | Pokój dla mówców, odbiór z hotelu, pomoc przy prezentacji |
Na rejestracji nie oszczędzaj. Kolejka do identyfikatorów 20 minut przed sesją otwierającą to pierwsze, co uczestnicy zapamiętują z kongresu, a dwie hostessy więcej przez trzy poranne godziny kosztują kilkaset złotych. Ile osób zamówić na zwykłą konferencję albo galę bez wystawy, liczymy na stronie hostessy na eventy i konferencje.
Ile kosztują hostessy na kongres
Jawny cennik ogólnopolskiej agencji ProPromo podaje od 48 zł netto za godzinę za hostessę na evencie, od 55 zł za hostessę targową i od 75 zł za tłumaczkę. Agencja Hostess DNA na podstronach miejskich podaje stawki od 60 zł netto. Do wyceny poniżej przyjęliśmy 55 zł za hostessę i 75 zł za osobę z angielskim i za koordynatorkę, dla dwudniowego kongresu z 600 uczestnikami i czterema salami.
| Pozycja | Wyliczenie | Kwota netto |
|---|---|---|
| Rejestracja | 4 osoby, 2 dni po 10 godzin, 55 zł | 4 400 zł |
| Sale wykładowe | 4 osoby, 2 dni po 9 godzin, 55 zł | 3 960 zł |
| Punkt informacyjny i szatnia | 2 osoby, 2 dni po 10 godzin, 55 zł | 2 200 zł |
| Hostessa z angielskim przy mówcach | 1 osoba, 2 dni po 10 godzin, 75 zł | 1 500 zł |
| Koordynatorka | 1 osoba, 2 dni po 11 godzin, 75 zł | 1 650 zł |
| Razem, 12 osób | 13 710 zł |
Do tej kwoty dochodzą trzy rzeczy, o które warto zapytać przed podpisaniem zlecenia. Pierwsza to dojazd i nocleg, jeśli agencja dowozi skład z innego miasta. Druga to stroje: kongres zwykle chce stonowanej garsonki albo koszuli w kolorze organizatora, a uszycie albo zakup kilkunastu kompletów to osobna pozycja. Trzecia to szkolenie z systemu rejestracji dzień przed otwarciem, które agencja może policzyć jako dodatkowe dwie albo trzy godziny pracy całego składu. Dla porównania stawek z innymi rodzajami obsady przeczytaj, ile kosztuje wynajem modelki na godzinę i dzień.
Strefa dla lekarzy, upominki i dane uczestników
Tu kongres medyczny najbardziej różni się od targów. Prawo farmaceutyczne zakazuje reklamy leków na receptę kierowanej do publicznej wiadomości, więc stoiska firm farmaceutycznych z takimi lekami mogą obsługiwać tylko osoby uprawnione do wystawiania recept i osoby prowadzące obrót lekami. Organizator rozwiązuje to kolorem identyfikatora i hostessą przy wejściu do strefy wystawców, która nie wpuszcza osób towarzyszących, studentów spoza programu ani obsługi technicznej. To zadanie trzeba wpisać do briefu wprost, bo hostessa z targów konsumenckich jest nauczona zapraszać każdego.
Drugi przepis dotyczy upominków. Firma może wręczyć lekarzowi przedmiot związany z praktyką medyczną i oznaczony logo firmy albo leku o wartości do 100 zł brutto. Jeśli hostessy rozdają torby kongresowe z gadżetami sponsorów, zawartość ustala organizator ze sponsorem, a hostessa ma wiedzieć, komu torbę wydać i czego do niej nie dokładać.
Trzecia sprawa to dane osobowe. Hostessa na rejestracji widzi imię, nazwisko, miejsce pracy, a czasem numer prawa wykonywania zawodu, a przy skanowaniu identyfikatorów na stoiskach dane trafiają do wystawców. Zapytaj agencję, czy składa upoważnienie do przetwarzania danych i czy jej ludzie przeszli szkolenie z RODO. Lista uczestników nie powinna wychodzić z laptopa rejestracji ani trafiać na prywatny telefon.
Co wpisać do briefu dla agencji
Dobry brief na kongres mieści się na jednej stronie i zawiera: daty i godziny pracy każdego dnia z godziną briefingu, liczbę zarejestrowanych uczestników i przewidywany szczyt rano, liczbę sal równoległych, system rejestracji i to, kto go obsługuje, kolory identyfikatorów i zasady wejścia do strefy wystawców, języki prelegentów, strój, miejsce kolacji kongresowej, jeśli hostessy mają tam pracować, i osobę po stronie organizatora, która podejmuje decyzje na miejscu. Agencja, która dostanie te informacje, wyceni zlecenie w jeden dzień i nie dopisze pozycji po fakcie.
Poproś też o nazwiska i zdjęcia osób przed kongresem i o jedną osobę rezerwową na pierwszy dzień. Choroba hostessy w dniu otwarcia przy rejestracji z kolejką to sytuacja, w której rezerwa zwraca się w kwadrans.
Agencje, które obsadzają kongresy
Kongresy medyczne w Polsce odbywają się w kilku dużych ośrodkach: w Krakowie, Warszawie, Poznaniu, Gdańsku i Katowicach, a mniejsze zjazdy naukowe także w ośrodkach uniwersyteckich, takich jak kampus UWM w Olsztynie. W spisach agencji na naszych stronach miast przy każdej agencji jest miasto siedziby i specjalizacja, a przy części opis, na jakich wydarzeniach pracuje. Kongresy i konferencje wymieniają wprost między innymi Agencja500 z Rzeszowa i Agencja Hostess DNA z Warszawy, a w Olsztynie lokalna Biznesshow, zebrane na stronie hostessy Olsztyn. Przy kongresie w stolicy zacznij od agencji modelingowych z Warszawy, a przy Krakowie od agencji z Krakowa.
Agencje hostess z całego kraju, z liczbą osób na stoisko i stawkami, zebraliśmy na stronie agencja hostess. Jeśli prowadzisz agencję hostess, która obsługuje kongresy, możesz założyć konto agencji i pojawić się w tych spisach z wizytówką, którą organizator porównuje z innymi.
Pytania przed zamówieniem
Ile kosztuje hostessa na konferencję?
Od około 48 do 60 zł netto za godzinę, a hostessa z angielskim około 75 zł. Przy 10 godzinach dziennie jedna hostessa na dwudniową konferencję to od około 960 do 1 200 zł netto. Agencja z innego miasta dolicza dojazd i nocleg, a zamówienie na mniej niż dobę przed wydarzeniem kosztuje więcej.
Ile hostess potrzeba na konferencję?
Przy jednej sali i do 150 uczestnikach wystarczą trzy osoby, przy 400 do 800 uczestnikach i czterech salach 11 do 13. Najwięcej osób potrzeba na rejestracji w porannym szczycie, około jednej hostessy na 150 do 200 uczestników, a po otwarciu część składu przechodzi do sal.
Czy hostessa na kongresie medycznym może rozdawać materiały o lekach?
Może wydawać materiały przygotowane przez firmę, ale tylko osobom uprawnionym do wystawiania recept, jeśli dotyczą leków na receptę. Nie rozmawia o działaniu leków ani o wynikach badań, bo to rola przedstawiciela firmy. Upominki dla lekarzy mogą mieć wartość do 100 zł brutto i muszą wiązać się z praktyką medyczną.
Czy hostessa na kongres musi znać angielski?
Nie cała obsada. Na kongresie krajowym wystarczy jedna albo dwie osoby z angielskim przy pokoju dla mówców i na rejestracji gości z zagranicy. Na kongresie międzynarodowym angielski powinien mieć cały skład rejestracji, a hostessa z językiem kosztuje około 75 zł netto za godzinę.