Na imprezę firmową albo wigilię dla 150 osób zamawia się zwykle trzy hostessy na cztery do pięciu godzin: dwie przy wejściu i liście gości, jedną przy szatni i ściance do zdjęć. Hostessa na event kosztuje w jawnym cenniku agencji około 48 zł netto za godzinę, więc taki wieczór to około 580 do 720 zł netto. Najdroższy błąd to nie stawka, tylko termin: w grudniu agencje obsadzają kilkanaście wigilii jednego wieczoru, więc rezerwacja w listopadzie bywa już spóźniona.
Co robią hostessy na imprezie firmowej
Impreza firmowa ma inny rytm niż konferencja. Goście nie schodzą się przez godzinę, tylko przychodzą razem, często autokarem z biura, w ciągu kwadransa. Przez te piętnaście minut hostessy przy wejściu sprawdzają nazwiska na liście, wydają opaski albo plakietki ze stolikiem, odbierają płaszcze i prowadzą ludzi do sali. Jeśli wejście się zatka, pierwsze wrażenie z całego wieczoru to kolejka w zimnym holu, a to zapamiętuje zarząd, który za imprezę płaci.
Po wejściu gości część składu przechodzi do innych zadań. Typowe na imprezie firmowej i wigilii to: obsługa ścianki do zdjęć z logo firmy, wręczanie upominków świątecznych albo losów do loterii, asysta przy wręczaniu nagród dla pracowników roku, prowadzenie gości do autokarów na koniec i pilnowanie listy osób, które mają wrócić do hotelu. Na jubileuszu firmy dochodzi powitanie partnerów biznesowych, którzy nie znają nikogo poza prezesem.
Hostessa nie podaje alkoholu i nie obsługuje stołów. To zadanie kelnerów, za których zwykle odpowiada sala albo firma cateringowa. Rozdzielenie ról warto wpisać do zapytania, bo agencja wyceni inaczej osobę, która stoi przy liście gości, a inaczej kogoś, kto ma krążyć z tacą.
Ile hostess na imprezę według liczby gości
Obsadę liczymy od tego, ilu gości wchodzi naraz, a nie od długości imprezy. Poniższa tabela to nasz punkt wyjścia, sprawdzony na rachunku stanowisk przy wejściu i szatni. Skoryguj go o liczbę wejść do sali i porę roku, bo w grudniu każdy gość zostawia płaszcz.
| Liczba gości | Hostessy | Jak je rozstawić |
|---|---|---|
| do 60 | 1 do 2 | Jedna przy liście gości, druga przy szatni, jeśli sala nie ma szatniarza |
| od 60 do 150 | 2 do 3 | Dwie przy wejściu w pierwszej godzinie, potem jedna przechodzi do ścianki i upominków |
| od 150 do 300 | 3 do 4 | Dwa stanowiska listy gości, szatnia, osoba przy scenie przy wręczaniu nagród |
| od 300 do 600 | 5 do 6 i koordynatorka | Kilka stanowisk wejścia, strefa zdjęć, autokary na koniec, koordynatorka pilnuje zmian |
Liczbę podnosi wejście z dwóch stron sali, goście z kilku oddziałów, którzy przyjeżdżają osobnymi autokarami, i loteria z nagrodami, którą trzeba wydać w kilka minut. Obniża ją rejestracja z kodem QR wysłanym mailem, bo przy wejściu nikt nie szuka nazwiska na wydrukowanej liście. Przy imprezie poniżej 60 osób w restauracji hostessa często nie jest potrzebna wcale, wystarczy ktoś z działu kadr przy drzwiach.
Ile kosztują hostessy na imprezę firmową
Stawki za godzinę na evencie są jawne u części agencji. ProPromo podaje w cenniku 48 zł netto za godzinę hostessy na event i 75 zł za osobę z językiem obcym, a agencja DNA na podstronie o Katowicach pisze o stawce od 65 zł netto. Rozrzut zależy od miasta, dnia tygodnia i tego, czy zamówienie przychodzi z wyprzedzeniem. Poniżej cztery typowe wieczory policzone po 48 zł netto za godzinę.
| Impreza | Obsada | Rachunek | Razem netto |
|---|---|---|---|
| Wigilia firmowa na 80 osób w restauracji | 2 hostessy, 4 godziny | 2 x 4 x 48 zł | 384 zł |
| Impreza świąteczna na 150 osób w hotelu | 3 hostessy, 5 godzin | 3 x 5 x 48 zł | 720 zł |
| Jubileusz firmy na 300 osób z gośćmi z zagranicy | 3 hostessy i 1 z angielskim, 6 godzin | 3 x 6 x 48 zł plus 6 x 75 zł | 1 314 zł |
| Gala na 500 osób z nagrodami | 5 hostess i koordynatorka, 6 godzin | 6 x 6 x 48 zł | 1 728 zł |
Trzy rzeczy dochodzą do tego rachunku prawie zawsze. Pierwsza to minimalny blok godzin, bo część agencji nie wysyła nikogo na krócej niż cztery godziny, więc godzinne powitanie kosztuje jak cztery. Druga to powrót po północy: przy wigilii, która kończy się o pierwszej, ktoś musi zapłacić za taksówki dla zespołu. Trzecia to strój. Czarne sukienki albo garnitury są zwykle w cenie, ale stroje świąteczne w barwach firmy albo suknie wieczorowe na galę to osobna pozycja. Szerzej o stawkach i budżetach eventów piszemy na stronie hostessy na eventy i konferencje.
Hostessy to zwykle najmniejsza pozycja w budżecie imprezy. Sala, catering i oprawa muzyczna kosztują wielokrotnie więcej, a zespół muzyczny z wokalistką rezerwuje się na grudzień jeszcze wcześniej niż obsadę wejścia. Dlatego hostessy zamawia się na końcu, ale nie w ostatnim tygodniu.
Kiedy zamówić hostessy na wigilię firmową
Na wigilię firmową najlepiej w październiku albo na początku listopada. Grudzień to dla agencji hostess najgęstszy miesiąc w roku poza sezonem targowym: imprezy świąteczne wypadają w czwartki i piątki trzech tygodni przed świętami, więc w jeden wieczór agencja obsadza kilkanaście sal. Kto pyta w ostatnim tygodniu listopada, dostaje zwykle osoby, które zostały, a nie te, które wybrał ze zdjęć.
Na imprezy firmowe poza grudniem, na przykład jubileusz albo letnią imprezę integracyjną, wystarczą dwa do czterech tygodni. Zamówienie na następny dzień jest wykonalne, ale w cenniku ProPromo tryb poniżej doby zaczyna się od 65 zł za godzinę, czyli kilkanaście złotych więcej na każdej godzinie każdej osoby.
Co wpisać do zapytania
Agencja odpisze wyceną w jednej wiadomości, jeśli dostanie od razu sześć informacji. Bez nich odpowie pytaniami, a w grudniu każdy dzień zwłoki to ktoś inny w składzie.
- Data, sala i godziny. Od przyjazdu zespołu do odjazdu ostatniego autokaru, z próbą wręczania nagród, jeśli jest.
- Liczba gości i wejść. Czy goście przyjeżdżają razem i czy sala ma szatnię z obsługą.
- Zadania. Lista gości, szatnia, ścianka do zdjęć, upominki, loteria, scena, autokary.
- Strój. Czarny dress code, stroje świąteczne albo barwy firmy, i kto je zapewnia.
- Języki. Przy gościach z zagranicznej centrali jedna osoba z angielskim przy wejściu.
- Budżet netto i faktura. Kwota pozwala agencji od razu zaproponować skład, który się w niej mieści.
Ten sam brief wyślij do dwóch agencji z miasta, w którym jest impreza. Spisy agencji, które same piszą o obsłudze eventów i gal, prowadzimy na stronie agencja hostess i na stronach miast, na przykład hostessy Warszawa albo hostessy Katowice. Jeśli potrzebujesz jednej albo dwóch osób i wolisz wybrać je sam ze zdjęć i wymiarów, filtr profili po mieście i typie pracy jest wyżej na tej stronie i działa bez konta.
Kiedy na imprezie ma pojawić się twarz kampanii świątecznej, na przykład modelka w spocie, który firma pokaże pracownikom, to już praca wizerunkowa z inną stawką i zgodą na wizerunek. Opisujemy ją we wpisie ile kosztuje wynajem modelki. Przyjęcia prywatne, jak wesele z kilkuset gośćmi, liczy się inaczej, od planu stołów, i mają osobną stronę hostessa na wesele.
Pytania przed zamówieniem
Ile kosztuje hostessa na imprezę firmową?
Od około 48 zł netto za godzinę w jawnym cenniku agencji, z językiem obcym około 75 zł. Przy minimalnym bloku czterech godzin jedna hostessa to co najmniej około 192 zł netto. Do tego dochodzą powrót zespołu po północy i stroje w barwach firmy, jeśli ich chcesz.
Ile hostess potrzeba na wigilię firmową?
Przy 60 do 150 gościach dwie albo trzy, przy 150 do 300 trzy albo cztery. Najwięcej osób potrzeba w pierwszej godzinie, kiedy goście wchodzą razem i zostawiają płaszcze. Potem część składu przechodzi do ścianki do zdjęć, upominków i obsługi sceny.
Kiedy zarezerwować hostessy na imprezę świąteczną?
W październiku albo na początku listopada. Imprezy świąteczne skupiają się w czwartki i piątki trzech tygodni grudnia, więc agencje obsadzają wtedy wiele sal jednego wieczoru. Zamówienie z wyprzedzeniem daje wybór osób ze zdjęć i normalną stawkę zamiast trybu ekspresowego.
Czy hostessa na imprezie firmowej podaje drinki?
Nie, hostessa zajmuje się gośćmi: listą, szatnią, prowadzeniem do stolików, upominkami i sceną. Alkohol i obsługa stołów należą do kelnerów sali albo firmy cateringowej. Jeśli chcesz, żeby hostessa częstowała gości przy wejściu, wpisz to do zapytania, bo zmienia zakres i czasem stawkę.