Hostessa, kto to jest, co robi i jakie ma obowiązki

Hostessa to osoba, która na zlecenie firmy, organizatora albo agencji obsługuje gości wydarzenia. Wita ich, udziela informacji, rozdaje materiały, rejestruje uczestników i kieruje ich tam, gdzie powinni trafić. Najwięcej takich zleceń dają targi, konferencje, gale i akcje promocyjne.

Kto to jest hostessa

Najprościej mówiąc, hostessa jest gospodynią wydarzenia w imieniu kogoś innego. Nie jest pracownikiem firmy, która wystawia stoisko, tylko osobą wynajętą na konkretne dni, zwykle przez agencję hostess albo agencję eventową. Jej zadaniem jest to, żeby gość poczuł się zauważony i szybko dostał to, po co przyszedł: informację, materiał, rozmowę z handlowcem albo miejsce na sali.

Słowo pochodzi od angielskiego hostess, czyli gospodyni. W polskiej branży eventowej używa się też formy męskiej, host, bo coraz więcej agencji obsadza zespoły mieszane. Agencje, które same piszą na swoich stronach, że kierują hostessy na targi i eventy, zebraliśmy w spisie agencji hostess, dziś jest ich tam 21.

Obowiązki hostessy na targach i eventach

Zakres zależy od zlecenia, ale większość briefów powtarza te same zadania:

• Powitanie i zaproszenie na stoisko. Hostessa zagaduje przechodzących, zaprasza do środka i krótko mówi, co firma pokazuje.
• Rejestracja i identyfikatory. Na konferencjach wydaje identyfikatory, sprawdza listę gości i kieruje do szatni albo sali.
• Zbieranie kontaktów. Skanuje identyfikatory odwiedzających albo zapisuje dane osób zainteresowanych, które potem trafiają do działu sprzedaży wystawcy.
• Materiały i próbki. Rozdaje ulotki, katalogi, gadżety i próbki produktu, pilnuje, żeby ich nie zabrakło.
• Kierowanie ruchem. Wskazuje sale, prowadzi gości na miejsca, pomaga przy wejściu i wyjściu z sali.
• Obsługa gości specjalnych. Na galach i kongresach opiekuje się prelegentami albo delegacjami, czasem w języku obcym.
• Porządek na stoisku. Przed otwarciem hali pomaga je przygotować, po zamknięciu porządkuje materiały i zdaje raport z dnia.

Czego hostessa nie robi: nie sprzedaje na prowizji, nie podpisuje umów w imieniu wystawcy i nie odpowiada na pytania techniczne, których nie było w szkoleniu. Uczciwy brief mówi wprost, gdzie kończy się jej rola, a zaczyna praca handlowca.

Rodzaje pracy hostessy

Osobny przypadek to targi motoryzacyjne i technologiczne, gdzie hostessa po krótkim szkoleniu opowiada o produkcie. Takich zleceń jest mniej, ale wymagają więcej, co opisujemy we wpisie o hostessach na targach motoryzacyjnych.

Hostessa, promotorka, modelka i host

• Promotorka zachęca do zakupu konkretnego produktu, najczęściej w sklepie. Jej wynik mierzy się sprzedażą albo liczbą rozdanych próbek. Więcej o tym we wpisie o promocjach i degustacjach.
• Modelka pracuje wizerunkowo, przed obiektywem albo na wybiegu, a jej karta to wzrost, wymiary i portfolio. Wymagania opisuje strona wymiary modelki.
• Host to męski odpowiednik hostessy, coraz częstszy przy konferencjach i wydarzeniach sportowych.
• Hostessa łączy elementy wszystkich trzech ról, ale jej podstawowym narzędziem jest rozmowa, a nie wygląd w kadrze.

Czego wymaga ta praca

Próg wejścia jest niski, ale nie zerowy. Agencje patrzą przede wszystkim na dyspozycyjność w konkretne dni, punktualność, swobodę w rozmowie z obcymi i zadbany wygląd zgodny z briefem. Wzrost pojawia się w części ogłoszeń, ale rzadziej i mniej sztywno niż w modelingu. Język angielski w stopniu rozmownym otwiera targi i kongresy z gośćmi z zagranicy, a niemiecki, ukraiński czy hiszpański bywają osobnym atutem.

Do tego dochodzi kondycja. Dzień targowy to zwykle osiem do dziesięciu godzin na nogach, na twardej posadzce, przy hałasie hali. To nie jest praca dla każdego, ale osoby, które ją lubią, wracają do niej przez wiele sezonów.

Jak zostać hostessą

1. Wybierz kilka agencji w swoim mieście. Zacznij od spisu agencji hostess, a w stolicy od strony hostessy Warszawa. Zgłoś się do kilku, bo żadna nie ma wyłączności na kalendarz targowy.
2. Przygotuj dwa aktualne zdjęcia. Portret w świetle dziennym i sylwetkę w prostym stroju. Nie potrzebujesz sesji ani portfolio.
3. Wpisz dane, o które pytają agencje. Wzrost, rozmiar ubrań i butów, miasto, języki i dni, w które możesz pracować.
4. Odpowiadaj szybko. Obsadę zamyka się często w ciągu doby od zapytania, więc osoba, która odpisuje pierwsza, jedzie na targi.
5. Sprawdź umowę przed pierwszym dniem. Stawka, liczba godzin, termin płatności, kto płaci za dojazd i co się dzieje przy odwołaniu. Szczegóły opisuje strona praca hostessa.

Dane z punktu trzeciego możesz wpisać raz, do darmowego profilu w naszym katalogu, i wysyłać agencjom link zamiast przepisywać je w każdej wiadomości. W profilu jest osobny typ pracy Targi i eventy, pole na języki i na zasięg dojazdu. Profil trafia do katalogu po naszej akceptacji, a nabór do agencji prowadzi już sama agencja.

Gdzie słowo hostessa znaczy coś innego

W ogłoszeniach to samo słowo bywa używane w trzech znaczeniach i warto je rozróżniać:

• Hostessa w samolocie to dawna nazwa stewardesy. To osobny zawód z własnym szkoleniem, rekrutowany przez linie lotnicze.
• Hostessa w klubie albo w lokalu to zwykle praca w gastronomii nocnej. Jeśli w rozmowie pojawia się dopłata za „towarzystwo” albo spotkania prywatne, to nie jest hostessing eventowy i warto zrezygnować.
• Hostessy w sporcie przez lata stały na polach startowych wyścigów. Formuła 1 zrezygnowała z nich w 2018 roku, a obsługa gości w strefach sponsorów i na trybunach VIP została i daje pracę hostessom do dziś.

Opłata za wpis do bazy, prośba o zdjęcia w bieliźnie do zgłoszenia albo skan dowodu przed umową to sygnały, żeby się wycofać. Więcej o tym na stronie o bezpieczeństwie danych.

Pytania i odpowiedzi